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Vertraulichkeitsvereinbarung bei der Praxisübergabe

Beim Kauf oder Verkauf einer Arztpraxis (Praxisübernahme bzw. Praxisabgabe) sollte stets eine Vertraulichkeitsvereinbarung – also eine Verschwiegenheitserklärung – zwischen den Parteien getroffen werden. In der Phase vor Abschluss des Praxiskaufvertrags stehen der abgebende Arzt (Praxisabgeber) und der übernehmende Arzt (Praxisübernehmer) vor einem Dilemma: Einerseits möchte der Praxisabgeber so wenig sensible Informationen wie möglich preisgeben, andererseits benötigt der potenzielle Praxisnachfolger genügend Einblick, um eine fundierte Entscheidung zur Praxisübernahme treffen zu können.

Wie lässt sich dieser Interessenkonflikt lösen? Eine schriftliche Vertraulichkeitsvereinbarung beim Praxisverkauf schafft hier Abhilfe und gehört heute zum guten Ton bei jeder Praxisübergabe. Im Folgenden erfahren Ärzte und Ärztinnen, warum eine solche Schweigepflichtvereinbarung wichtig ist, welche Inhalte sie typischerweise umfasst und welche weiteren Schritte für eine sichere und erfolgreiche Praxisübergabe empfohlen werden.

Interessenkonflikt zwischen Praxisabgeber und Praxisübernehmer. Praxisabgeber vs. Praxisübernehmer: Bevor ein endgültiger Praxiskaufvertrag unterschrieben wird, prallen die Interessen beider Seiten aufeinander. Es ist wichtig, diese Interessen frühzeitig zu erkennen und auszubalancieren, um Verhandlungen nicht zu gefährden.

Interessen des abgebenden Arztes (Praxisabgeber)

Der Praxisinhaber, der seine Arztpraxis verkaufen möchte, hat ein verständliches Schutzbedürfnis in Bezug auf seine vertraulichen Praxisdaten. Betriebswirtschaftliche Kennzahlen – wie Umsatz, Gewinn, Patientenstamm, Verordnungsvolumen oder Personalkosten – erlauben Rückschlüsse auf die finanzielle Situation der Praxis. Ein Praxisabgeber wird ungern all diese Informationen offenlegen, bevor klar ist, dass ein Käufer wirklich ernsthaftes Interesse hat. Zudem besteht die Sorge, dass sensible Daten in falsche Hände geraten könnten (z.B. Mitbewerber oder Kollegen in der Region) oder dass Unruhe im Praxisteam entsteht, falls vorzeitig bekannt wird, dass die Praxis verkauft werden soll. Kurz gesagt: Der abgebende Arzt möchte sein „Geheimnis“ wahren und so wenig Informationen wie nötig herausgeben, um sich und seine Praxis zu schützen.

Interessen des nachfolgenden Arztes (Praxisübernehmer)

Auf der anderen Seite steht der künftige Praxisübernehmer, der eine informierte Kaufentscheidung treffen muss. Kein Arzt kauft eine Praxis gerne „blind“, ohne die wirtschaftliche Lage und die Chancen/Risiken zu kennen. Der Interessent wird frühzeitig detaillierte Praxisunterlagen einsehen wollen – etwa Jahresabschlüsse, Patientenstatistiken, Umsatzprognosen oder Verträge – um den Wert der Arztpraxis beurteilen zu können. Ihn interessieren die wirtschaftlichen Daten der Praxis bereits in einem frühen Stadium der Verhandlungen. Nur mit ausreichenden Informationen kann der Nachfolger einschätzen, ob der geforderte Kaufpreis angemessen ist, welche Investitionen eventuell nötig sind und wie die Zukunftsaussichten der Praxis aussehen. Aus Käufersicht gilt also: Je mehr Transparenz, desto besser die Entscheidungsgrundlage.

Der Konflikt bei der Praxisübergabe

Ohne zusätzliche Absicherung laufen beide Seiten Gefahr, ihre Interessen nicht wahren zu können – entweder gibt der Verkäufer zu viel preis oder der Käufer erhält zu wenig Einblick. Um dieses Dilemma gegenseitiger Interessen bei der Praxisübergabe zu lösen, empfiehlt die Praxisbörse den Abschluss einer schriftlichen Vertraulichkeitsvereinbarungzwischen Praxisabgeber und Praxisübernehmer. Diese sorgt für einen fairen Ausgleich: Der Verkäufer kann wichtige Unterlagen zur Verfügung stellen, ohne Angst vor Missbrauch haben zu müssen, und der Käufer bekommt die nötigen Informationen unter der Bedingung, dass Vertraulichkeit gewahrt wird.

Vertraulichkeitsvereinbarung als Lösung des Dilemmas

Eine Vertraulichkeitsvereinbarung – oft auch Geheimhaltungsvereinbarung, Verschwiegenheitserklärung oder Non-Disclosure Agreement (NDA) genannt – ist ein vertragliches Mittel, um vertrauliche Informationen zu schützen. Beim Verkauf oder Kauf einer Arztpraxis sollte eine solche Vereinbarung bereits vor dem Austausch sensibler Unterlagen getroffen werden.

Symbolbild zur Vertraulichkeitsvereinbarung bei der Praxisübergabe einer Arztpraxis mit geschützter Kontakt- und E-Mail-Kommunikation

In der Praxis ist es üblich, dass bevor der Interessent Zugang zu den internen Praxisdaten erhält, eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet wird. Damit verpflichten sich potenzielle Käufer (und ggf. auch deren Berater), Stillschweigen über alle erhaltenen Informationen zu bewahren.
Wichtig: Die Vertraulichkeitsvereinbarung schafft Rechtssicherheit und Vertrauen. Alle Parteien wissen, woran sie sind: Geschäftsgeheimnisse und sensible Daten dürfen nicht an Dritte weitergegeben oder für andere Zwecke verwendet werden. Verstöße dagegen hätten vertragliche Konsequenzen. So wird eine Grundlage geschaffen, auf der offener Informationsaustausch stattfinden kann, ohne dass die eine Seite befürchten muss, daraus einen Nachteil zu erleiden. Für Ärzte, die eine Praxis abgeben oder übernehmen, ist dies heute gängige Praxis – man könnte sagen, eine Verschwiegenheitsvereinbarung gehört zum Standard bei seriösen Praxisübergaben.

Typische Inhalte einer Verschwiegenheitsvereinbarung

Damit eine Vertraulichkeitsvereinbarung wirksam und umfassend ist, sollte sie mehrere Kernpunkte abdecken. Im Folgenden die wichtigsten Inhalte, die in so einer Vereinbarung geregelt werden:

Vertragsparteien: Wer schließt die Vereinbarung ab? In der Regel der Praxisabgeber und der potenzielle Praxisübernehmer (häufig beide persönlich bzw. als Vertreter ihrer jeweiligen Gesellschaft, falls z.B. eine MVZ-GmbH Käufer oder Verkäufer ist). Gegebenenfalls sollten auch Berater, die Einblick in Unterlagen erhalten, einbezogen werden.
Gegenstand der Vertraulichkeit: Definition, welche Informationen als vertraulich gelten. Das umfasst typischerweise alle betrieblichen und wirtschaftlichen Daten der Arztpraxis, Geschäftsgeheimnisse, Patienteninformationen*, Personaldaten, Verträge etc., die im Rahmen der Verhandlungen offengelegt werden. (Patientendaten dürfen aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht generell nur anonymisiert oder mit Einwilligung der Patienten weitergegeben werden – siehe unten).
Verpflichtung zur Geheimhaltung: Die klare Verpflichtung, alle vertraulichen Informationen streng vertraulich zu behandeln. Die empfangende Partei darf diese Daten nur für den vorgesehenen Zweck (Bewertung und Abwicklung der Praxisübernahme) verwenden und sie nicht an Dritte weitergeben. Eine Weitergabe an eigene Berater (z.B. Steuerberater, Anwalt, Finanzierungsbank) ist meist nur gestattet, wenn diese ebenfalls der Geheimhaltung unterliegen.
Ausnahmen von der Verschwiegenheit: Bestimmte Ausnahmen, in denen Informationen weitergegeben werden dürfen. Beispielsweise wird der Vereinbarung häufig hinzugefügt, dass notwendige Auskünfte gegenüber Behörden oder Institutionen zulässig sind. Im Kontext Praxisübergabe bedeutet das: notwendige Erklärungen gegenüber Verfahrensbeteiligten im Zulassungsverfahren vor der Kassenärztlichen Vereinigung dürfen abgegeben werden, und Unterlagen für die Kaufpreisfinanzierung dürfen der darlehensgebenden Bank vorgelegt werden. Solche Punkte sollten explizit als erlaubte Handlungen in der Vereinbarung festgehalten sein, damit keine Unsicherheit besteht.
Vertragsstrafe bei Verstoß: Um die Ernsthaftigkeit der Verschwiegenheitspflicht zu unterstreichen, wird oft eine Vertragsstrafe vereinbart. Das heißt, sollte eine Partei gegen die Geheimhaltung verstoßen, wird automatisch eine pauschale Strafzahlung fällig. Diese Vertragsstrafe (z.B. in Form eines festen Geldbetrags) dient als Abschreckung und erleichtert im Ernstfall die Durchsetzung, da der Schaden nicht erst aufwendig nachgewiesen werden muss. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Dauer der Verpflichtung: Festlegung, wie lange die Vertraulichkeitspflicht gilt. In vielen Fällen wird vereinbart, dass die Verschwiegenheitsverpflichtung auch über das Scheitern der Verhandlungen oder einen nicht zustande gekommenen Kauf hinaus gilt, oft für mehrere Jahre. So ist sichergestellt, dass vertrauliche Praxisdaten nicht nachträglich doch öffentlich gemacht oder zum Wettbewerbsvorteil genutzt werden.

Vertragsstrafe und Konsequenzen bei Verstößen

Wie erwähnt, werden Verschwiegenheitsvereinbarungen häufig mit einer Strafbewehrung versehen. Das bedeutet: Verstößt eine Seite gegen die Geheimhaltungspflicht, muss sie eine vertraglich festgelegte Strafzahlung leisten. In der Praxis wird oft ein pauschaler Betrag (z.B. einige tausend Euro) vereinbart, der im Verletzungsfall fällig wird, unabhängig von einem konkret nachweisbaren Schaden.

Symbolbild für Datenschutz und Vertraulichkeit bei der Praxisübergabe und Praxisübernahme einer Arztpraxis

Diese Vertragsstrafe erfüllt zwei Zwecke: erstens hat sie eine abschreckende Wirkung – potenzielle Vertragsbrecher wissen, dass ein Verstoß unmittelbar teuer werden kann. Zweitens erleichtert sie die Durchsetzung der Geheimhaltung, da der geschädigten Partei der langwierige Weg entfällt, den genauen Schaden vor Gericht beziffern zu müssen. Natürlich kann der Praxisabgeber bei einem Vertrauensbruch zusätzlich weitere Schadensersatzansprüche geltend machen, wenn ein nachweisbarer größerer Schaden entstanden ist. Doch allein die Existenz einer Vertragsstrafe sorgt in aller Regel dafür, dass beide Seiten die Vereinbarung sehr ernst nehmen.

Tipp: Achten Sie darauf, dass die Höhe der Vertragsstrafe angemessen ist – sie sollte weh tun, aber nicht unverhältnismäßig hoch sein. Ein zu hoher Betrag könnte im Streitfall von Gerichten als unangemessene Vertragsstrafeangesehen und herabgesetzt werden. Üblich sind oft feste Summen oder Prozentsätze vom Kaufpreis. Lassen Sie sich im Zweifel von einem Juristen oder Niederlassungsberater beraten, um eine sinnvolle Klausel zu formulieren.

Ärztliche Schweigepflicht und Datenschutz beachten

Neben der vertraglichen Verschwiegenheitsvereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer darf nicht vergessen werden, dass Ärzte von Berufs wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Die ärztliche Schweigepflicht gilt selbstverständlich weiterhin – auch während des Praxisverkaufs. Das bedeutet zum Beispiel, dass Patientendaten ohne Einwilligung der Patienten nicht einfach offenlegt oder an den Käufer übergeben werden dürfen. Sensible Informationen aus der Patientenkartei müssen anonymisiert werden, sofern sie für die Entscheidungsfindung relevant sind (z.B. Anzahl der behandelten Patienten, Leistungsspektrum, Altersstruktur der Patienten – all dies möglichst ohne Namen). Erst nach der offiziellen Praxisübernahme und mit Zustimmung der Patienten dürfen komplette Patientenakten übergeben oder eingesehen werden. Auch die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind zu berücksichtigen, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind.
In der Praxis haben sich Verfahren etabliert, um die Übergabe von Patientenunterlagen datenschutzkonform zu gestalten (Stichwort „zweischränkiges Modell“, bei dem alte Patientenakten vom Verkäufer zwar dem Käufer übergeben, aber zunächst separat verwahrt werden, bis eine Einwilligung der Patienten vorliegt). Für den Praxiskaufvertrag selbst ist es unerlässlich, eine Regelung aufzunehmen, wie mit der Patientenkartei verfahren wird, um rechtliche Anforderungen an Schweigepflicht und Datenschutz zu erfüllen. Hierbei kann ein erfahrener Berater oder Anwalt helfen, rechtssichere Lösungen zu finden.

Professionelle Begleitung der Praxisübergabe

Eine Praxisübergabe ist ein komplexer Prozess, der über die reine Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung hinausgeht. Generell empfehlen wir eine professionelle Begleitung bei der Praxisabgabe und -übernahme durch einen Niederlassungsberater oder spezialisierten Praxisberater. Ein solcher Experte ist mit den möglichen Fallstricken für beide Seiten vertraut und kann den Übergabeprozess in vielen Bereichen unterstützen.

Datenschutz bei der Praxisübergabe einer Arztpraxis mit Fokus auf Vertraulichkeit sensibler Praxisdaten

Natürlich entstehen durch die Hinzuziehung eines professionellen Beraters oder Anwalts Kosten. Diese halten sich jedoch in Grenzen im Vergleich zu dem, was auf dem Spiel steht. Die Praxisbörse weist darauf hin, dass die Kosten für die Niederlassungsberatung in der Regel deutlich geringer sind als ein möglicher Rechtsstreit vor Gericht nach der Praxisübernahme.

Wenn keine klaren Verhältnisse geschaffen wurden – etwa weil man auf eine Verschwiegenheitsvereinbarung verzichtet oder wichtige Punkte im Vertrag unzureichend geregelt hat – können die Folgen kostspielig sein. Investiert man dagegen frühzeitig in Beratung und wasserdichte Verträge, spart man im Endeffekt Zeit, Geld und Nerven.
Für viele Ärzte ist eine Praxisabgabe/Praxisübernahme ein einmaliges Ereignis im Berufsleben. Daher lohnt es sich, von Anfang an auf Nummer sicher zu gehen und Experten hinzuzuziehen, die diesen Prozess routiniert begleiten. Sachlichkeit und Professionalität zahlen sich aus – finanziell und in Form eines reibungslosen Übergangs, bei dem beide Seiten zufrieden auseinandergehen.

Fazit: Sicherheit und Vertrauen durch Vertraulichkeit

Bei der Praxisübergabe vor Unterzeichnung des Kaufvertrages müssen Praxisabgeber und Praxisübernehmer die Balance zwischen Informationsweitergabe und Geheimhaltung finden. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung bietet hier die optimale Lösung: Sie schützt die Interessen des Verkäufers, ohne den Käufer im Dunkeln tappen zu lassen. Sensible Praxisdaten können ausgetauscht werden, weil beide Seiten sich vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet haben. Eine gut formulierte Verschwiegenheitserklärung – idealerweise mit Vertragsstrafe bei Verstößen – schafft Vertrauen und erhöht die Verlässlichkeit aller Absprachen.

Zusätzlich sollte immer an die bestehenden gesetzlichen Schweigepflichten (etwa gegenüber Patienten) gedacht und diese eingehalten werden. Die Kombination aus vertraglicher Vertraulichkeit und berufsrechtlicher Schweigepflicht stellt sicher, dass alle vertraulichen Informationen geschützt sind.

Schließlich trägt die Einbindung erfahrener Berater dazu bei, dass die Praxisübernahme professionell und reibungslosverläuft. Von der ersten Verschwiegenheitserklärung bis zur finalen Vertragsunterzeichnung werden so alle Schritte abgesichert. Der Nutzen einer guten Vorbereitung und Absicherung überwiegt bei Weitem die Kosten – zumal ein späterer Konflikt weitaus teurer und belastender wäre.

Mit einer soliden Vertraulichkeitsvereinbarung und kompetenter Begleitung steht einer erfolgreichen Praxisübergabe nichts mehr im Wege. Beide Ärzte können mit einem guten Gefühl in den Übergabeprozess gehen: Geschützt, gut informiert und bestens beraten.

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